Personalakte – was darf rein und was nicht?

Die Personalakte

Größen-unabhängig führen Unternehmen eine Personalakte. Manche Unternehmen führen diese in Papierform, größere Unternehmen digital. Was in diese Akte darf und was nicht, welche Rechte und Pflichten dem Arbeitgeber aus dem Führen der Personalakten entstehen und welche Ansprüche Ihnen als Arbeitnehmer zustehen, erklären wir in diesem Artikel.

Die Personalakte – Definition

Obwohl der Personalakte eine übergeordnete Rolle für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommt, sind die auffindbaren Definitionen dieses Begriffs dünn gesät. Löbliche Ausnahme ist hier der §6 des Deutsche Beamtenrechts. Darin wird die Personalakte wie folgt definiert: „Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“ Ähnliche Beschreibungen finden sich in den gängigen Fachbüchern, Blogs und weiteren Publikationen.

Ist die Akte gut gepflegt finden sich darin somit alle relevanten Daten und Einträge, die sich auf den jeweiligen Arbeitnehmer und sein Arbeitsverhältnis beziehen. Bei mangelnder Datenpflege besteht die Gefahr, dass gerade diese Daten unvollständig und falsch das Bild des Mitarbeiters in einem Unternehmen wiederspiegeln.

Obwohl es noch vorkommt, darf man die Personalakte heutzutage nicht mehr in Papierform darstellen. Die Ordner nehmen im Aktenschrank der Personalabteilung zu viel Platz weg, Zudem schont eine digitale Personalakte den Baumbestand unseres Planeten. Viele Unternehmen nutzen elektronische oder digitale Personalakten.

Da die genaue Form der Personalakte gesetzlich nicht vorgeschrieben wird, haben die Arbeitgeber hier viel Spielraum. Kritische Leser, die das Thema Datenschutz anmerken, vertrösten wir auf den weiteren Verlauf dieses Artikels.

Was gehört in die Personalakte?

Wie erwähnt, gibt es keine verbindliche gesetzliche Regelung für die Form der Personalakte (Beamte ausgenommen). Die Arbeitgeber legen in der Regel intern fest, welche Inhalte und Vermerke in die Akte des Mitarbeiters aufgenommen werden sollen. Wichtig ist die Auswahl der Daten. Diese sollen für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sein.

Dazu gehören erfahrungsgemäß folgende Punkte:

Bewerbungsunterlagen
Arbeitsvertrag
Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
Besondere Vereinbarungen
Schriftwechsel
Angaben zur Sozialversicherung
Krankenkasse
Steuerunterlagen
Zeugnisse
Arbeitszeugnisse
Urlaubsanträge
Darlehen
Lohnpfändungen
Mitgliedschaft im Betriebsrat, falls vorhanden
Kündigungsschreiben
Arbeitszeugnis

Was gehört nicht in die Personalakte?

Ohne ausdrückliche Einwilligung des Arbeitnehmers sollten sich weder Listen über seine Krankheitstage und Abwesenheit befinden noch psychologische Gutachten. Weitere Informationen, die nicht in die Personalakte gehören:

Facebook oder weitere Social-Media Profile
Ärztliche Unterlagen
sexuelle Vorlieben
private Vorlieben

Rechte und Pflichten des Arbeitgebers beim Führen einer Personalakte

Das Arbeitsrecht regelt Rechte und Pflichten, die mit der Erstellung und Pflege einer Personalakte entstehen. Dies geschieht sowohl für den Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Eine generelle Pflicht zur Führung einer Personalakte besteht nicht. Da es im beiderseitigen Interesse liegt, legen Unternehmen in der Regel eine Akte an.

Der Arbeitgeber unterliegt der Fürsorgepflicht und hat im Rahmen dieser:

die Personalakten sorgfältig aufzubewahren
den Zugriff auf wenige Mitarbeiter zu beschränken – Arbeitgeber und ausgewählte Personalverantwortliche
den Inhalt der Akte vertraulich zu behandeln
die Weitergabe an Dritte zu verbieten

Bei elektronischen oder digitalen Personalakten kommt dem letzten Punkt eine übergeordnete Bedeutung zu. Hier sind besondere Vorkehrungen im Rahmen des Datenschutzes zu treffen. Geregelt wird die Datenerhebung und weitere Bestandteile durch das Bundesdatenschutzgesetz.
Die gesetzlichen Vorschriften eine digitale Personalakte zu schützen und zu verwalten, sind mit denen gegenüber der herkömmlichen Akte in Papierform nicht zu vergleichen.

So muss der Arbeitnehmer sich ausdrücklich damit einverstanden zeigen, dass seine Daten erhoben, gespeichert und übermittelt werden. Bei größeren Betrieben ist dieser Ablauf im Rahmen einer Betriebsvereinbarung geregelt und trifft auf alle Mitarbeiter zu.

Ein Datenschutzbeauftragter ist laut Datenschutzgesetz dann vom Arbeitgeber bereitzustellen, wenn die Daten von zehn Mitarbeitern über einen automatisierten Prozess verarbeitet werden, oder bei 20 Mitarbeitern, falls die Verarbeitung in einer anderen Form erfolgt.

Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer in Bezug auf seine Personalakte?

Das Betriebsverfassungsgesetzt greift auch hier. Demnach darf der Arbeitnehmer:

jederzeit und ohne besonderen Grund das Recht zur vollständigen Einsicht in seine Personalakte
sich Notizen machen
Kopien bestimmter Bestandteile anfertigen
ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen
nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleiben diese Rechte bestehen
Stellungnahme zu den Inhalten der Personalakte beziehen
Erklärungen oder Gegendarstellungen vornehmen
falsche und/oder unrichtige Angaben in der Personalakte zu entfernen
Änderungen oder Löschungen von falschen oder unwahren Behauptungen im äußersten Fall gerichtlich geltend machen.

Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfehlen wir allen Arbeitnehmern von dem Recht auf Akteneinsicht regelmäßig Gebrauch zu machen. Ihr Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet Ihnen mitzuteilen, wenn in der Personalakte Änderungen vorgenommen wurden. Von Zeit zu Zeit kann ein aufmerksamer Blick in Ihre persönliche Akte nicht schaden.

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