Leitfaden Kündigungsgespräch

Kündigungen gehören zu den unangenehmsten Anlässen für Mitarbeitergespräche. Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte mit dieser Situation professionell umgehen.

Von Michael Vogel

So wie ein Unternehmen die Einstellung neuer Mitarbeiter sehr ernst nimmt und viel Zeit investiert, sollte es auch mit Kündigungen und Kündigungsgesprächen umgehen. Denn entlassene Mitarbeiter können nicht nur das Betriebsklima nachhaltig stören, sondern auch den Ruf des ehemaligen Arbeitgebers bei Kunden oder Geschäftspartnern schädigen. Verfolgt der Vorgesetzte beim Trennungsgespräch eine klare Linie und geht mit dem Betroffenen fair um, kommt es deutlich seltener zu solchen Verwerfungen.

Kündigungsgespräch: Die rechtlichen Grundlagen

Erfolgt die Kündigung betriebsbedingt wegen einer wirtschaftlichen Schieflage, verhaltensbedingt wegen wiederholtem unentschuldigtem Fehlen oder personenbedingt? Wenn es einen Betriebsrat gibt, muss dieser vorab gehört werden. Gibt es Zweifel an der Zulässigkeit der Kündigung, sollte die Personalabteilung sich juristischen Rat holen. Ausgesprochene Kündigungen, die aus rechtlichen Gründen später wieder aufgehoben werden, schaden dem Image des Unternehmens als Arbeitgeber und in der Öffentlichkeit.

Ist die Entscheidung, dass der Mitarbeiter gekündigt werden soll, definitiv gefallen, sollten Sie nicht mehr lange mit dem Trennungsgespräch warten. Denn je mehr Mitwisser es gibt – Vorgesetzte, die Personalabteilung und der Betriebsrat -, desto größer die Gefahr, dass etwas in der Belegschaft durchsickert. Und ein gekündigter Mitarbeiter sollte ja immer als erster von der Kündigung erfahren.

Die Vorbereitung auf das Kündigungsgespräch

Das ideale Kündigungsgespräch besteht aus drei Phasen:

der eigentlichen Kündigung
der Verarbeitung
die Modalitäten des Vollzugs

In allen Phasen im Kündigungsgespräch sollte die Führungskraft sachlich, direkt und konkret bleiben – ohne den Mitarbeiter persönlich anzugehen, aber mit viel Verständnis für dessen emotionale Situation.

Das Kündigungsgespräch: Phase 1

Kommen Sie schnell zum Punkt. Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter in den ersten Minuten klipp und klar, dass ihm gekündigt wird. Nennen Sie das Kind beim Namen und reden Sie nicht “vom schwierigen Marktumfeld” oder “erforderlichen arbeitsrechtlichen Schritten”, sondern von “Kündigung”. Begründen Sie die Entscheidung kurz sachlich und bieten Sie Ihrem Gesprächspartner an, eine ausführlichere Begründung nachzureichen, wenn er den ersten Schock verdaut hat.

Das Kündigungsgespräch: Phase 2

Die Führungskraft sollte sich im Trennungsgespräch sachlich verhalten und sich parallel auf starke Emotionen beim gekündigten Mitarbeiter einstellen. Von Beschimpfungen bis Tränen ist alles möglich. Schließlich fühlen sich die Gekündigten oft tief gekränkt oder glauben, dass sie ihr Gesicht verlieren. Auch existenzielle Nöte spielen natürlich eine Rolle.

Zeigen Sie Verständnis für diese Emotionen, aber bleiben Sie inhaltlich Ihrer Linie treu. Beschreiben Sie die Gründe, die zu der Entscheidung geführt haben, so, dass der Gekündigte sein Selbstvertrauen und seine Selbstachtung bewahren kann. Bei betriebsbedingten Kündigungen aufgrund einer Sozialauswahl fällt dies zweifellos leichter als bei einer verhaltensbedingten Kündigung. Aber auch in diesem Fall sollte sich der Vorgesetzte auf die Darstellung der Fakten beschränken und sich auf keine Diskussion einlassen.

Widerstehen Sie dem Drang, jede Gesprächspause mit weiteren Ausführungen zu füllen, nur um eine unangenehme Stille zu vermeiden. Der Mitarbeiter muss eine emotional stark belastende Situation verarbeiten, da kann auch Stille helfen.

Das Kündigungsgespräch: Phase 3

Nicht immer ist es ratsam, die einzelnen Modalitäten der Kündigung sofort zu besprechen. Dies hängt sicherlich von der emotionalen Verfassung des Gekündigten – und damit seiner Aufnahmefähigkeit – ab. Auf jeden Fall sollte ein solches Gespräch aber innerhalb der nächsten Tage stattfinden. Wünscht der Gekündigte, sofort darüber zu reden, hat das den Vorteil, dass das Trennungsgespräch mit sachlichen Informationen endet.

Das entspannt die emotional aufgeladene Atmosphäre. Typische Themen sind:

Zeugnis
verbleibende Zeit im Betrieb
interne Kommunikation der Kündigung
Finanzielles

Bieten Sie dem Gekündigten an, dass er bei weiteren Fragen auch in einigen Tagen nochmals auf Sie zukommen kann. Machen Sie aber auch deutlich, dass es dann nur noch um die Details geht – nicht um die Kündigung an sich.

Lieber schwarz auf weiß

Manchmal können gekündigte Mitarbeiter die Inhalte eines Trennungsgesprächs nur bruchstückhaft wiedergeben, weil sie geschockt sind. Damit es bei den sachlichen Informationen zu keinen Missverständnissen kommt, ist daher eine schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte hilfreich, die der Gekündigte mitnehmen kann.

Informieren Sie die Belegschaft zeitnah

Sie können davon ausgehen, dass irgendjemand im Betrieb bereits kurz nach Ende des Trennungsgesprächs von der Kündigung erfährt. Informieren Sie die Mitarbeiter daher möglichst bald über die Fakten, ohne in Details zu gehen oder den Gekündigten gar persönlich anzufeinden.

Werden die Verbliebenen unnötig lange im Unklaren gelassen, kann deren Arbeitsmotivation sinken, da sie verunsichert sind. Vielleicht konnten Sie sich mit dem Gekündigten ja auf eine Formulierung einigen, mit der beide Seiten leben können und die Sie nun gegenüber Dritten kommunizieren. Erläutern Sie dabei unbedingt auch die künftige Aufgabenverteilung und die weitere Verfahrensweise in der betroffenen Abteilung. Bei verhaltens- oder personenbedingter Kündigung wird die Stelle ja wieder neu besetzt.

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