HR-Software aus der Cloud: Mehr Zeit für wichtige HR-Aufgaben

Personalabteilungen nehmen eine tragende Rolle für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens ein. Gehört es doch zu ihren Kernaufgaben, die richtigen Arbeitnehmer für die verschiedenen Fachbereiche des Betriebes auszuwählen und einzustellen. Auch sollen sie beratend zur Seite stehen, wenn es um Feedback-Gespräche oder die weitere Entwicklung der Mitarbeiter im Sinne der Firma geht. Allerdings sieht die Realität häufig anders aus. Nach wie vor reiben sich viele Personalabteilungen an der Erfüllung von Verwaltungsaufgaben auf. Digitale Tools aus der Cloud können den HR-Verantwortlichen helfen, den Spagat zwischen administrativen Aufgaben und Personalmanagement zu schaffen. Denn sie setzen Ressourcen für gestaltende Personalarbeit frei und haben maßgeblichen Anteil daran, die HR-Verantwortlichen zu entlasten. Nur kommen sie zu selten zum Einsatz.

Von Christian Ruhland, Abteilungsleiter Personalwesen bei Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG in Rosenheim

HR und die Cloud: Von digitalen Tools profitieren

Nicht nur Teams, die über verschiedene Standorte verteilt sind, ziehen ihren Nutzen aus digitalen Lösungen aus der Cloud. Auch Unternehmen, die ihre Mitarbeiter und Abteilungen an einem Ort vereinen, profitieren von schnelleren und dadurch frustfreien Prozessen.

Denn Dienste aus der Cloud ersetzen papiergebundene Vorgänge, bei denen Dokumente früher einen langen Weg durch verschiedene Instanzen gingen. Sie verschlanken die Personalarbeit mit der Folge, dass aufwändige Prozesse schneller zum Abschluss kommen.

Kommunikationsplattformen für Mitarbeiter und Führungskräfte aus der Cloud

Wie das im Falle einer Urlaubsgenehmigung aussehen kann, zeigt sich an folgendem Beispiel: Ein Angestellter möchte seinen Urlaub beantragen. Er lädt das entsprechende Formular herunter, füllt es aus und reicht es im Anschluss bei seinem Vorgesetzten ein. Zuvor macht er eine Kopie für die eigene Ablage.

Sind danach noch Rückfragen zu klären oder weitere Hierarchieebenen zu überwinden, können mehrere Tage vergehen, bis dem Antrag stattgegeben wird. Aufgrund der langen Genehmigungsdauer bleibt der Betroffene dadurch lange im Unklaren, was seine Urlaubsplanung angeht.  

Sogenannte Self-Service-Portale schaffen hier Abhilfe. Darunter versteht man Plattformen, die Mitarbeitern eines Unternehmens über moderne Kommunikationsmedien wie etwa Internet oder Smartphone Informationen aus der Cloud zur Verfügung stellen. Diese Portale können rund um die Uhr von allen Beteiligten per Selbstbedienung genutzt werden.

Self Service Systeme aus der Cloud

Im Falle der Urlaubsplanung finden Angestellte hier etwa einen Überblick über ihren Resturlaub und die Abwesenheiten ihrer Kollegen. Einen neuen Antrag reichen sie über das Portal elektronisch ein. Die Führungskraft sieht anhand der Kalenderfunktion, ob etwaige Überschneidungen mit Fehlzeiten anderer Kollegen vorliegen. Erfolgt die Genehmigung, aktualisiert sich das Urlaubskonto automatisch.

Zusätzlich tragen die Unternehmen damit den veränderten Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter Rechnung. Was in anderen Bereichen längst gang und gäbe ist, wie etwa das Erledigen von Bankgeschäften per Smartphone-App, hält nun auch innerbetrieblich Einzug.

Branchen wie Handel, Logistik oder Produktion, in denen eine Vielzahl der Angestellten nur selten oder gar nicht am PC arbeitet, ziehen daraus ebenso erhebliche Vorteile. Beispielsweise kann ein Lagerist seinen Urlaubsantrag bequem und komfortabel über sein Smartphone erledigen.

Krankmeldungen per App

Auch das Einreichen von ärztlichen Attesten lässt sich mithilfe dieser Mitarbeiter-Portale vereinfachen. Der erkrankte Angestellte fotografiert die vom Arzt ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und sendet sie per App an die Personalabteilung. Auf diese Weise spart er sich die persönliche Vorlage vor Ort. Wird die vorgegebene Abgabefrist verpasst, kann die HR-Abteilung zudem eine Push-Nachricht zur Erinnerung über die Smartphone-App des Betroffenen senden.  

Ein weiterer Vorteil: Ist die Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung mit der Abrechnungssoftware in einem integrierten System verbunden, lassen sich die Fehlzeiten mühelos synchronisieren. HR-Mitarbeiter müssen nicht mehr die Abwesenheiten manuell in verschiedene Anwendungen einpflegen. Fehler, die sich beim Eintippen einschleichen, gehören der Vergangenheit an.

Bequemer Zugriff auf Lohn- und Gehaltsdokumente

Apropos Abrechnung:  Auf den Cloud-Portalen stehen den Mitarbeitern auch Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise sowie Lohnsteuerbescheinigungen in papierloser Form zur Verfügung. Mit wenigen Klicks können die Arbeitnehmer mit jedem internetfähigen Gerät auf ihre Dokumente zugreifen. Die Datensicherheit ist zu jeder Zeit durch verschlüsselten Transfer und sichere Speicherung im Rechenzentrum des jeweiligen Anbieters gewährleistet.

Kosten für das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Lohndokumente entfallen dadurch. Mit dem Wegfall dieser Aufgaben sparen Betriebe bis zu 1,50 Euro pro Abrechnung. Das wären bei 100 Abrechnungen ganze 150 Euro für diese vermeintlich kleinen Arbeitsschritte – und das jeden Monat.

Fazit: Software aus der Cloud – lohnt sie sich?

Die Einführung von cloudbasierten HR-Lösungen hat für alle Beteiligten einen echten Mehrwert zur Folge. Sie beschleunigen Geschäftsprozesse und helfen den Personalabteilungen dabei, sich auf strategisch wichtige Aufgaben wie Recruiting, Talentmanagement oder den persönlichen Dialog mit den Mitarbeitern zu konzentrieren.

Weil Verwaltungstätigkeiten über die Cloud effizienter und wirtschaftlicher abgewickelt werden können, sparen Unternehmen darüber hinaus bares Geld. Insbesondere für die Angestellten führt die Digitalisierung von administrativen Aufgaben zu einem höheren Nutzerkomfort, da sie unabhängig von Ort und Zeit auf ihre Personalunterlagen zugreifen und Änderungen bequem selbst vornehmen können.

LESETIPP______________

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