Vorstellungsgespräch: Die Vorbereitung

Die Qualität eines Vorstellungsgespräches hängt von der Vorbereitung ab – das gilt auch für den, der das Interview führt. In der Regel bewegen sich Vorstellungsgespräche in einem Zeitrahmen von 45 bis 90 Minuten. Karriere-Expertin Doris Brenner gibt Tipps, wie Sie diese effektiv nutzen. Inklusive Checkliste im PDF-Format.

Schritt eins: Organisatorisches

Zunächst sollten Sie folgende organisatorische Punkte klären:

Wer wird von Seiten des Unternehmens an dem Gespräch teilnehmen?
Wo wird das Gespräch stattfinden?
Wer kümmert sich um die Raumreservierung, Getränkebestellung, Abholung des Bewerbers im Foyer?
Wer stellt Unterlagen (Organigramm/Stellenbeschreibung/Firmenbroschüren) für das Gespräch zusammen?
Gibt es ein gemeinsames oder getrenntes Gespräch mit dem Fach- und Personalbereich?
Wie sieht die Abstimmung zwischen Fach-/Personalbereich über den Gesprächsablauf und die jeweiligen Gesprächsschwerpunkte aus?
Welche Kriterien werden vom Personal-/Fachbereich hinterfragt?
Soll der nächst höhere Vorgesetzte am Auswahlprozess beteiligt werden?
Wer macht Aussagen zu Gehalt und Nebenleistungen?
Wird die Auswahlentscheidung auf der Grundlage eines Gesprächstermins erfolgen oder ist eine zweite Auswahlrunde vorgesehen, bei der nur der engste Kreis der Kandidaten nochmals eingeladen wird?
Ist vorgesehen, dass die Bewerber den Arbeitsplatz besichtigen können?
Soll den Kandidaten die Möglichkeit geboten werden mit potenziellen Kollegen zu sprechen?

Schritt zwei: Persönliche Vorbereitung

Im nächsten Schritt gilt es, sich persönlich auf das Zusammentreffen mit dem Bewerber vorzubereiten. Sicherlich haben Sie über das Anforderungsprofil bereits die Kriterien, die für Sie wichtig sind, definiert. Im Rahmen der Gesprächsplanung heißt es nun festzulegen, wie Sie vorgehen wollen, um eine solide Informationsbasis für beide Gesprächspartner schaffen zu können.

Dazu sollten Sie sich zunächst mit den vorliegenden Bewerbungsunterlagen nochmals eingehend beschäftigen und sich offene Punkte oder Unstimmigkeiten bewusst machen, um den Bewerber im Vorstellungsgespräch gezielt darauf ansprechen zu können. Folgende Fragen helfen dabei:

Sind die Angaben im Lebenslauf lückenlos?
Wo sind Unstimmigkeiten in der Argumentation?
Welche Angaben zu entscheidungsrelevanten Kriterien fehlen (Gehaltsvorstellung, frühester Eintrittstermin,
Qualität der geforderten Kenntnisse)?
Wo sind Schwächen/Defizite zu vermuten, die im Gespräch hinterfragt werden müssen?
Fehlen Zeugnisse und Belege?

Genug Zeit einplanen

Bewerber berichten immer wieder, dass sich Unternehmensvertreter die Bewerbungsunterlagen das erste Mal während des Vorstellungsgespräches ansehen. Da entsteht Frust und es zeugt nicht von einer professionellen Arbeitsweise.

Zur persönlichen Vorbereitung gehört auch, dass Sie sich genügend Zeit einplanen und sich im Vorfeld Gedanken darüber machen, wie Sie als Unternehmensvertreter auftreten und argumentieren. Ihr Verhalten im Vorstellungsgespräch wird das Unternehmensbild des Kandidaten prägen.

Dies bedeutet auch, dass Ihre eigene Motivation und Begeisterung, wie Sie Ihre Arbeit und Ihr Arbeitsumfeld beschreiben, dem Bewerber vermittelt, ob die häufig in Hochglanzbroschüren niedergelegte Unternehmenskultur und die Werte auch tatsächlich gelebt werden.

Spürt der Bewerber, dass Sie gerne in dem Unternehmen arbeiten, überzeugt ihn das mehr als noch so edel aufbereitete schriftliche Unterlagen. Gewinnt der Kandidat dagegen den Eindruck, dass der Umgangston der Firmenvertreter untereinander eher unfreundlich ist und die agierenden Personen wenig eigene Identifikation und Begeisterung für das Unternehmen erkennen lassen, sind dies wichtige Signale, die häufig unbewusst dem Kandidaten gesendet werden. Seien Sie sich deshalb Ihrer persönlichen Verantwortung bewusst.

Schritt drei: Inhaltliche Gestaltung

Bei der inhaltlichen Vorbereitung geht es darum, die wesentlichen Gesprächsinhalte zu planen.
Möchten Sie nach einem streng vorgegebenen Interviewleitfaden vorgehen?
Soll das Gespräch mit einem halb strukturierten Leitfaden oder in ganz offener Form geführt werden?
Möchten Sie weitere Elemente z. B. Präsentationen, Fallstudien oder eine Firmenbesichtigung mit aufnehmen?

In der Praxis hat sich ein halbstrukturierter Leitfaden sehr bewährt. Dies bedeutet, dass Sie keinen festgelegten Fragenkatalog abarbeiten, sondern wichtige Themenfelder in einer flexiblen Form abdecken. So gehen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen, gleichzeitig bieten Sie genügend Freiraum für bewerberspezifische Aspekte.

Unsere PDF-Checkliste “Beispielthemenfelder für einen halb strukturierten Interviewleitfaden” hilft ihnen dabei.
>>>hier downloaden

Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen. www.karriereabc.de/